Gugus Kendali Mutu

I. PENDAHULUAN
1. Lingkup PMT / GKM

Pada era globalisasi saat ini penerapan Sistem Managemen Mutu, atau yang disebut PMT / GKM (Pengendalian Mutu Terpadu / Gugus Kendali Mutu) sudah semakin mendesak untuk diterapkan pada perusahaan, baik industri besar, menengah maupun kecil. Tujuannya adalah untuk meningkatkan daya saing sehingga perusahaan mampu meningkatkan kinerja, yang pada akhirnya mampu berkembang dalam mekanisme pasar yang dinamis.

Ada beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan mampu meningkatkan kinerjanya setelah menerapkan sistem ini, yaitu faktor dari dalam perusahaan dan dari luar perusahaan. Faktor dari dalam perusahaan, ditentukan oleh kerjasama antara pihak managemen dan tenaga kerja sebagai faktor produksi utama. Sedangkan dari luar perusahaan, ditentukan dari pengaruh eksternal seperti misalnya iklim usaha, situasi monoter dan situasi keamanan. Maka dari itu kunci utama keberhasilan dari penerapan sistem PMT / GKM adalah komitmen dari semua pihak, termasuk praktisi dan pelaku ekonomi

2. Sejarah Dan Pengertian
a. Pengendalian Mutu Terpadu (PMT)
Konsep Pengendalian mutu Terpadu (PMT) diperkenalkan pertama kali oleh Feigenbaum, merupakan dasar konsep PMT Jepang ; substansinya yaitu : tanggung jawab atas mutu terletak pada pembuatnya (quality is every body’s job). Untuk melaksanakan PMT diperlukan kerja sama kelompok yang berorientasi pada proses dengan investasi kecil, tetapi dengan usaha manusia yang besar.

Secara tegas Feigenbaum mengartikan PMT sebagai suatu sistem yang efektif untuk mengintegrasikan pengembangan kualitas dari berbagai kelompok dalam organisasi, sehingga memungkinkan pencapaian proses produksi dan pelayanan pada tingkat yang paling ekonomis, serta meningkatkan pencapaian kepuasan konsumen secara penuh. Kata Terpadu dalam PMT berarti menyeluruh dalam semua tingkatan manajemen dan tenaga kerja.

Sedangkan kata Mutu, diartikan tidak hanya berkaitan dengan mutu barang atau mutu dari segi fungsional saja, melainkan juga mencakup aspek penentuan kepuasan konsumen. Sedangkan kata Pengendalian memiliki makna, segala upaya menghindari produk rusak dan memperhatikan mutu secara ekstra dari tiap-tiap tahapan proses secara menyeluruh.

b. Gugus Kendali Mutu (GKM)
Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah inovasi bangsa Jepang yang secara formal menyerahkan tim sukarela dalam kelompok kecil dengan kesamaan kepentingan untuk meningkatkan kualitas dan produkrifitas. Keterlibatan pekerja dalam bentuk apapun akan memberi manfaat pada perusahaan.

Namun demikian perusahaan tidak akan memperoleh manfaat yang optimal apabila siklus perbaikan kualitas tidak dilakukan secara berkesinambungan dan terintegrasi dalam sistem manajemen partisipasi, dimana ketua gugus menjembatani (linking prin) gugusnya yang ia bawahi, dengan gugus yang ada di atasnya. Karena ia juga merupakan anggota dari gugus yang lebih tinggi.

GKM pada masing-masing tingkatan manajemen dari bawah, menengah, sampai atas mempunyai tugas yang nyata dan berbeda sesuai dengan porsi dan tugas pokok masing-masing jenjang. Selanjutnya usaha peningkatan mutu ini sebagai suatu kesatuan totalitas dari konsep PMT.

Kenyataan di lapangan menunjukkan, penerapan GKM di perusahaan selama ini lebih bersifat tambahan (suplemen) dari kegiatan organisasi dimana SDM yang ber - GKM hanya pada karyawan tingkat bawah. Kondisi ini tentu melemahkan program GKM, oleh karena itu agar GKM benar-benar cepat menjadi sarana perbaikan mutu dan produktifitas, maka penerapannya harus melibatkan seluruh unsur yang ada di perusahaan.

c. Definisi
Gugus Kendali Mutu atau Quality Control Circle (QCC) adalah kelompok kecil dari lingkup kerja yang sama, yang dengan sukarela melakukan kegiatan kontrol dengan improvement secara berkesinambungan dengan menggunakan teknik-teknik pengendalian mutu.
Berdasar definisi itu, maka hal-hal yang perlu diperhatikan oleh GKM adalah :
- Kelompok kecil (5 – 10 orang)
- Melakukan kontrol dengan improvement
- Dari lingkup kerja yang sama
- Berkesinambungan
- Partisipasi setiap anggota
- Pengembangan diri dan bersama
- Memakai teknik-teknik pengedalian mutu
- Merupakan bagian-bagian dari TQC


II. PERANGKAT, PROGRAM DAN KEGIATAN GKM
1. Perangkat GKM
Perangkat GKM ada tiga, yang satu dan lainnya bergerak, sehingga mekanisme PDCA dapat berperan secara dinamis dan berkesinambungan. Tiga perangkat GKM itu adalah fasilitator, ketua dan anggota. Tahapan penerapan dan pelaksanaan GKM yang dilakukan oleh perangkat meliputi :
· Teori Delta
· Pelaksanaan Delta
· Risalah delta
· Presentasi Delta

2. Program GKM
· Inventarisasi masalah :
Bank tema (kumpulkan masalah sebanyak-bannyaknya).
· Meningkatkan mutu :
rencanakan perbaikan, laksanakan standard mutu, tingkatkan mutu
(contoh , meningkatkan kualitas pelayanan).
· Meningkatkan biaya :
terjadi pemborosan biaya , listrik, air, telepon, foto copy, ATK, pekerjaan
ulang, tidak konsisten, memaksakan batas kemampuan (contoh : cost)


· Memperbaiki komunikasi dan kerjasama :
pemberi dan penerima pesan, tanggung jawab bersama, keterlibatan,
diikutsertakan / dilibatkan, lebih menguntungkan.

· Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah :
mulai masalah yang sederhana, mencoba sampai berhasil, gunakan metode,
tentukan PDCA, partisipasi, statistik, kendali.

3. Kegiatan GKM
· Membentuk Group GKM :
Gunakan pengaruh, beritahukan manfaat dan tujuan, diselesaikan secara kelompok, sampaikan hasrat, tentukan susunan organisasi.
· Menentukan jadwal pertemuan :
Hasil keputusan menjadi komitmen, tentukan sendiri oleh group, dan jadwal yang dibuat dipertahankan.
· Menentukan tema / masalah dan menyelesaikan masalah,

pilih yang terpenting, hilangkan kata sulit, tidak mungkin ; tidak yakin ; selesaikan mulai tahapan delta.
· Melaksanakan Kegiatan :
- Selalu bersemangat, pertahankan jadwal yang sudah dibuat, dalam kelompok tidak ada yang berperan sendiri, tetapi kerjasama dan kebersamaan.
- Pelajari dan ikuti pedoman delta, minta bimbingan dan pengarahan kepada fasilitator bila ada kesulitan.
- Data-data dan dokumen dibuat dan disimpan secara baik.


· Membuat risalah :
Buatlah risalah mulai awal, setiap langkah dapat dibuatkan risalahnya, tidak perlu menunggu sampai dengan langkah kedelapan, bila ada perbaikan dapat dilakukan perubahan kemudian.

· Presentasi :
Pelajari teknik presentasi delta GKM, fahami dan kuasai yang akan dipresentasikan oleh semua anggota.


III. MANFAAT GKM
Manfaat GKM ada 4 ( empat yanag akan memberikan dampak bagi peningkatan kinerja industri apabilia dilaksanakan secara berkesinambungan. Manfaat ini akan dapat dirasakan dalam jangka panjang, dalam hal peningkatan mutu produk maupun jasa, perbaikan dan temuan- temuan lain.
GKM dapat melakukan penyempurnaan sekaligus menghasilkan sfesiensi tinggi. Dari efesiensi ini akan mampu mengatasi persaingan mutu dan harga ditingkat pasar. Manfaat GKM sebagai berikut :

1. Manfaat GKM Bagi Diri Anda
a. Anda bekerja bukan menggunakan tenaga secara fisik saja , tetapi
juga dengan otak.
b. Anda dapat bekerja dan menyalurkan pendapat pribadi.
c. Anda dapat bekerja dengan menganalisa masalah yang ada.
d. Anda dapat menghargai pendapat orang lain dan memperoleh
kebaikan.
e. Anda dapat berkomunikasi dan bekerja sama dengan lebih baik.

2. Manfaat GKM Bagi Perusahaan
a. Kualitas dan kuantitas meningkat.
b. Perusahaan menjadi berkembang.
c. Mampu bersaing di pangsa pasar.
d. Perusahaan akan mendapat keuntungan yang lebih baik.
e. Dapat memberikan kesejahteraan pada karyawan.

3. Manfaat GKM Bagi Lingkungan Kerja
a. Kualitas ditentukan oleh penerima, pembuat, penerus dan penyerahan ( kualitas terjaga selama proses )
b. Meringankan pekerjaan, menanggulangi hal- hal yang tidak seimbang.
c. Kegagalan dan kerusakan kerja menjadi lebih kecil.
d. Kerjasama lebih baik, terbiasa melakukan pencegahan daripada perbaikan.
e. Meningkatkan efisiensi.

4. Manfaat GKM Bagi Bangsa dan Negara.
a. SDM menjadi berkualitas, menunjang pembangunan.
b. Pendapatan negara bertambah.
c. Kesejahteraan rakyat meningkat.
d. Menekan pemborosan.


IV. PENERAPAN GKM PADA PERUSAHAAN
Ada 3 ( tiga ) ciri dalam melaksanakan GKM
Partisipasai.
Menggunakan statistik.
Pengendalian PDCA.

Penjabarannya sebagai berikut :
Partisipasi Total
Yaitu keterlibatan dari seluruh karyawan yang ada dari tingkat pimpinan paling atas sampai pada karyawan pelaksana dalam melalukan perbaikan mutu yang dilakukan secara bekerjasama. Jika partisipasi total sudah dilaksanakan, berarti komitmen sudah diwujudkan. Yang dimaksud komitmen adalah, adanya dukungan dan keterlibatan pimpinan dan karyawan yang konsisten.

Metode Statistik
Metode Statistik yang diperlukan sangat sederhana dan mudah dipelajari. Statistik menjadi penting dalam penerapan GKM karena setiap orang harus berbicara dengan fakta dan data sehingga mudah untuk mempertanggungjawabkan dari setiap pengendalian, dengan tidak dengan perkiraan atau kemungkinan- kemungkinan. Ini dimaksudkan agar analisa semakin tajam dan memudahkan melalukan evaluasi.

Pengendalian PDCA
Yang dimaksud pengendalian adalah memutar roda PDCA. Hasil yang baik adalah karena perencanaan yang baik. Tidak ada hasil yang baik tanpa perencanaan. Banyak perusahaan yang tetap bertahan ( survive ) dan mempunyai daya saing mulai dengan budaya PDCA ini.

P = Plan , rencanakan.
D = Do , kerjakan sesuai rencana.
C = Check , periksa hasilnya.
A = Action, tindakan.

Semua kegiatan buatlah PDCA
Plan
Setelah melalukan kegiatan ( seminar/ penataran ), langkah awal adalah membuat program penerapan GKM yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.

Do
Kerjakan sesuai dengan yang dibuat sehingga menjadi satu ( built- in ) dengan rencana yang ingin dicapai oleh organisasi.

Check
Perencanaan program yang dilaksanakan perlu untuk dievaluasi, sehingga langkah penanggulangan yang diperlukan dapat teratasi dan diketahui hasil yang dicapai secara terukur dan dapat dipertahankan.

V. PENGENALAN MASALAH
Didalam system manjemen TQC, masalah adalah sesuatu yang kita terima, kita proses dan kita hasilkan, yang masing- masing mempunyai tingkat ukuran, atau yang disebut mutu. Dengan demikian pengertian masalah adalah, mutu dari seluruh bidang kegiatan.

1. Jenis Masalah
Penilaian terhadap mutu biasanya dilakukan hanya setelah orang melihat hasil akhir yang dicapai, sehingga perhatian yang dicurahkan untuk mencapai penilaian yang baik hanya pada kegiatan akhir. Akibatnya, tindakan yang dilakukan untuk mengendalikan masalah yang timbul adalah merupakan perbaikan, bukan pencegahan.
Tindakan pencegahan sebenarnya dapat dilakukan apabila kita mengenal masalah, yang didalam TQC dibagi dalam beberapa bidang, yang disebut thema mutu, yaitu;
Mutu Pelayanan ( service ).
Mutu Barang ( Quality ).
Mutu Biaya ( Cost ).
Mutu Penyerahan ( Delivery ).
Mutu Keselamatan/ Mutu Kesehatan ( Safety )
Mutu Moral ( Morale )

Ternyata masalah yang dilengkapi dengan angka memegang peranan dalam setiap aspek penyelesaian masalah, pelengkapnya disebut sebagai data. Arti dari kata data adalah bentuk jamak dari datum, yang berarti fakta atau keterangan- keterangan. Namun ada sementara pendapat yang mengatakan bahwa data adalah sesuatu yang pernah terjadi ( fakta ).

Dalam mengendalikan kualitas barang atau jasa, data merupakan unsur yang sangat penting. Hal ini dapat dilihat dalam konsep pengendalian kualitas, yaitu berbicara, bertindak dan mengambil keputusan berdasarkan data. Untuk itu apabila kita mendapatkan data, kita harus meneliti benar- benar agar kesimpulan kita tidak salah, dengan memeperhatikan hal- hal sebagai berikut :
- Apakah data bisa mengungkapkan kejadian secara lengkap ?
- Apakah data sesuai dengan kejadian sebenarnya ?

3. Jenis Data
a. Data hasil pengukuran, misalnya, berat, waktu dll.
b. Data hasil perhitungan, misalnya, jumlah kerusakan, jumlah harga dll.
c. Data dalam urutan, misalnya, pertama, kedua dll.
d. Data dalam tingkat persoalan, misalnya, nilai 1, point 5, prosen dll.
e. Data dalam hubungan penilaian kepentingan, misalnya , ya / tidak.

4. Pengolahan Data
Dalam system manajemen TQC, data diolah dengan konsep pengendalian kualitas dan methode statistik, yang alatnya dikenal dengan 7 tools TQC, yaitu :
a. Stratifikasi
b. Check Sheet
c. Grafik
d. Pareto Diagram
e. Histogram
f. Bagan Kontrol
g. Scater Diagram

Apabila data terkumpul berarti kita menghadapi masalah, yaitu :
1. Masalah yang biasa saja.
2. Masalah yang menimbulkan kerugian.

Masalah ini dapat dirubah dengan menggunakan teknik 8 langkah menanggulangi masalah.

5. Kegunaan Data
a. Agar dapat mengetahui keadaan yang sebenarnya.
b. Agar dapat menganalisa persoalan dan masalah.
c. Agar dapat mengendalikan pekerjaan dan hasil kerja.
d. Agar dapat menentukan keputusan.
e. Agar dapat membuat rencana kegiatan.

VI. KERJASAMA KELOMPOK DAN PARTISIPASI TOTAL

Apabila seseorang membuat kesalahan, ingatlah bahwa ia tidak sengaja berbuat hal tersebut.
Jangan hanya menaruh perhatian pada kesalahan, tetapi pada langkah- langkah untuk memecahkan dan mencegah kesalahan yang sama terjadi lagi.

1. Gambaran Kerajasama Kelompok dan Partisipasi

§ Tanggung jawab individu terbatas, dan tanggung jawab bersama lebih luas.
§ Keinginan untuk berbuat lebih baik.
§ Kesadaran Group.
§ Sedikit perbedaan antara klass.


Konsep Barat

§ Tanggung jawab bersama sangat terbatas.
§ Orientasi terbatas.
§ Super star.
§ Dinding yang tebal antara klass.


2. Kerjasama Kelompok Dan Partisipasi TQC




3. Syarat Kerjasama Kelompok
Dan Partisipasi Total


Komitment / Kesungguhan ( commitment )
Kesatuan tujuan / keserasian ( convergency of objectives )
Kepercayaan ( trust )
Keterbukaan ( openness )
Keyakinan dan kebanggaan ( confedence & pride )
Ketergantungan / saling membutuhkan ( interdependence )
Komunikasi dua arah ( feedback )
Kesadaran ( patience )
Kebijaksanaan ( wisdom )
Ketabahan ( fotitude / endurance )
Kredibilitas ( credibility )

VII. CONTROL / PENGENDALIAN

1. Control Selama Proses Berlangsung
nspeksi
Memisahkan yang baik dari yang tidak baik.
Tidak memperbaiki kualitas maupun kuantitas.

2. Orientasi Proses Control
Rata- rata
Proses :
Kualitas diperbaiki dan kuantitaspun bertambah
( dengan berkurangnya kegagalan )

Tindakan Penanggulangan dan Pencegahan
Penangggulangan :
Perbaikan segera untuk mengurangi akibat.
Pencegahan terulangnya kembali dengan mengatasi penyebabnya.

Contoh : Panas yang tinggi ( 40 0C ) karena influensa.
Penaggulangan :
Perbaikan
- Makan obat
- Menyingkirkan gejala ( Remove the sympton )
Selidiki penyebanya dan ambil langkah pencegahan


3. Proses Mencapai Kepuasan Pelanggan
Pemakai
KEPUASAN
Meliputi :
§ Memberikan hasil yang sebaik- baiknya kepada proses selanjutnya.
§ Mengungkapkan problem yang terjadi pada prosesnya dan akan berakibat pada proses berikutnya.
§ Melakukan usaha mengatasi.
§ Memperkecil kerugian / akibat dari problem.


4. Pengertian Control

Control dalam TQC adalah usaha untuk memutar Plan – Do – Check – Action, sehingga menghasilkan peningkatan yang terus menerus.


Setiap kegiatan ada PDCA- nya

5. Delapan ( 8 ) Langkah Perbaikan

1. POKOK PERSOALAN
2. ANALISA SEBAB
3. MENGUJI SEBAB
RENCANA PENAGGULANGAN
7. STANDARISASI
5. PENANGGULANGAN
6. EVALUASI HASIL
8. MASALAH BERIKUT

VIII. PENUTUP

Gerakan GKM bukan untuk sesaat, melainkan harus dilaksanakan secara terus menerus.
Beberapa faktor yang dapat dilakukan dalam GKM adalah :
Melibatkan seluruh karyawan.
Publikasi / memasyarakatkan GKM di dalam perusahaan di segala kesempatan, baik melalui prersentasi hasil temuan, poster dan bentuk lainnya yang dapat memotivasi.
Mengadakan pertemuan- pertemuan secara periodik.
Mengundang tamu / pembicara yang berkecimpung dalam GKM.
Menghargai hasil temuan GKM.
Melatih tenaga- tenaga inti yang dapat dijadikan motor penggerak.

Aklhirnya, semoga uraian tentang GKM ini dapat bermanfaat untuk perkembangan industri, baik industri besar, menengah maupun kecil.
Dari : Beberapa sumber